SHARE

「あの人がいないと業務が止まる」——組織の致命的な弱点。属人化を解消し、標準化へ導く「4つのステップ」とは

ビジョナリー編集部　2026/07/29

　「特定の担当者が休むと、途端に仕事が回らなくなる」——。多くの企業が直面しながらも、解決の糸口をつかめずにいるのが業務の「属人化」だ。株式会社Rapid Table（本社：東京都中央区、代表取締役：平川英司）は、自社の製品紹介コラムにおいてこの根深い課題を深掘りし、解消に向けた具体的な指針を提示している。

業務の属人化が招く「見えないリスク」の正体

　「属人化」とは、特定の業務の手順やノウハウが一部の担当者のみに依存し、他の従業員では対応できない状態を指す。同社の分析によれば、属人化が起こる背景には主に4つの要因があるという。

共有するための「時間的余裕の欠如」
経験や勘といった「暗黙知を言語化することの難しさ」
自分の価値を維持したいという「個人の心理的バイアス」
マニュアルやツールといった「仕組みの不足」

　これらを放置することは、組織にとって極めて危うい。担当者不在時の業務停滞による顧客信頼の喪失、品質のばらつきによるブランド価値の低下、さらには不透明な業務実態による人事評価の不公正など、その影響は多岐にわたる。

　ただし、同社は「属人化が必ずしも悪ではない」とも指摘する。高度な専門性が企業の競争優位性につながるケースもあり、すべての業務を一律に標準化するのではなく、戦略的なバランスを見極める視点が必要だ。

現場の抵抗を抑え、標準化を成功させる「4つのプロセス」

　では、どのようにして属人化を解消すべきなのか。提示されたプロセスは、極めて実践的な4段階のステップだ。

　まずは、すべての業務を具体的に書き出す「可視化（棚卸し）」から始まる。次に、抽出された業務から無駄を省き、誰でも同じ成果が出せる「プロセスの標準化」へと進む。その上で、新入社員でも理解できるレベルの「マニュアルを作成」して教育を実施し、最終的には現場のフィードバックを得ながら「継続的に見直し・更新」を繰り返すことが、形骸化を防ぐ鍵になるという。

　また、推進にあたっての「伝え方」も重要だ。担当者に対し、「仕事を奪う」というネガティブな印象を与えるのではなく、 「安心して休める環境をつくるため」 というポジティブな目的を丁寧に説明することが、現場の協力を得るためのポイントだと説いている。