北海道を中心にスーパーマーケット事業を展開するアークスグループの旗艦企業、株式会社ラルズ。パート・アルバイトが全体の約9割を占める同社の現場では、かつて紙のタイムカードからExcelへ1人当たり約5分かけて手入力する膨大な集計工数と、リアルタイムな数値把握の遅れが大きな課題となっていた。

　2005年、同社が選択したのがクラウド勤怠管理システム『KING OF TIME』だった。導入から17年もの間、単なる「給与計算のための集計ツール」にとどまらず、基幹の売上システムと連携した「人時生産性」の可視化や、法令遵守を支援するアラート機能、有給休暇のリアルタイム管理へと活用範囲を広げてきた。

　ユーザー企業の現場の声を吸い上げ、汎用機能としてアップデートを繰り返してきたヒューマンテクノロジーズ。その二人三脚の歴史と、パート・アルバイト主体の多店舗展開企業における勤怠DXの本質を、株式会社ラルズ人事部の佐藤氏と、株式会社ヒューマンテクノロジーズ代表取締役社長の家﨑晃一氏が語り合う。

紙のタイムカードと手打ち入力からの脱却。パート9割の現場に必要な「直感的な使いやすさ」

2005年の導入当時、どのような勤怠管理の課題を抱えていらっしゃったのでしょうか。

ラルズ 佐藤様： 当時は紙のタイムレコーダーを各店舗に設置しており、100名を超える大型店舗では1台で収まらず、2台設置して打刻していました。集計時には、紙のタイムカードを見ながら店長や事務担当者がExcelの勤怠表へ手入力をしていました。勤怠項目は約12項目あり、1人当たり約5分かかっていたため、190名規模の大型店では入力だけで毎月膨大な時間を費やしていました。その後、データをメールや記録メディアで本部に送り給与計算へ回すという、非常に手間と時間がかかる運用でした。

多くのシステムがある中で、なぜ『KING OF TIME』を選ばれたのでしょうか。

ラルズ 佐藤様： 弊社の場合は、全従業員の約90％がパート・アルバイトで占められており、正社員は10％ほどという特殊な人員構成です。各店舗にITや人事労務の専門家を配置することは現実的ではありません。そのため、どれほど高機能であっても使い勝手が悪ければ現場で定着しません。「専門知識がなくても現場の誰もが直感的に使える利便性の高さ」が最重要であり、当時の選定メンバーが『KING OF TIME』を最も使いやすいと判断したことが最大の決め手でした。その判断は現在も間違っていなかったと確信しています。

導入後は作業時間にどのような変化がありましたか。

ラルズ 佐藤様： 正しく打刻さえされていれば、データ抽出作業はわずか数分で完了するようになりました。日々の打刻漏れの修正などは発生するものの、給与ソフトへ連携するデータが一元的に素早く抽出できる環境が整い、集計工数は劇的に削減されました。

失敗と改善を重ね、法律遵守と現場目線を両立させたシステム共創

家﨑社長、アークス様（ラルズ様）との取り組みで印象に残っている初期のエピソードはありますか。

ヒューマンテクノロジーズ 家﨑様： 2010年に私が入社して担当になった際、最初にいただいたご相談が「生体認証（指紋認証）打刻で一部読み取れない人がいる」という課題でした。不正防止を目的に指紋認証を導入いただいていたのですが、年配のスタッフや水仕事の多い現場など、指紋が読み取りづらいケースがありました。打刻漏れが生じると修正の手間がかかるため、「確実に打刻できる運用」を優先し、ICカード打刻へ切り替えていただいたのが最初の大きな経験でした。

ラルズ様からのご要望が、現在の『KING OF TIME』の標準機能に反映された例も多いとお聞きしました。

ラルズ 佐藤様： 例えば、18歳未満の年少者に対する深夜労働や残業の自動制御機能です。生年月日を登録しているのでエラー判定が出るようにしてほしいとお伝えしたところ、数年後には標準機能として搭載されました。今では18歳未満のスタッフを深夜帯のシフトに入れようとすると自動で弾かれ、不正な打刻があれば アラートが表示されます。

　また、実働8時間以上で休憩60分未満の場合にアラートが出るなど、画面上で視覚的に確認できるアラート機能も非常に重宝しています。

ヒューマンテクノロジーズ 家﨑様： 当時、ラルズ様からは法改正や労務リスクに関わるご要望を多くいただきました。社内の社労士とも相談し、法的に企業を守るためには必要な機能であると考え、スピード感を持って製品改善へ落とし込みました。

　我々のサービスはお客様に活用いただいてこそ意味があり、活用されないサービスは存在する価値がありません。特定の企業のためだけの個別カスタマイズをするのではなく、「他の企業でも汎用的に使える標準機能」として製品を鍛え上げていくという方針は、ラルズ様との議論の中で培われたものです。

単なる給与計算を超え、「人時生産性」を可視化する基幹へ

『KING OF TIME』のリアルタイム性が、御社の経営指標の管理に役立っているそうですね。

ラルズ 佐藤様： スーパーマーケット業界では、「人時売上」「人時生産性」「労働分配率」といった営業係数を極めて重要視します。従来は、基幹システムの売上データと出退勤システムの労働時間データを手作業でExcelで掛け合わせて全店へ配信していました。

　しかし『KING OF TIME』は、打刻された情報が夜間バッチ処理を待たずに即座に本部に反映される「超リアルタイム性」を備えています。売上高や荒利益高と労働時間を組み合わせ、店舗別・部門別の人時売上高・人時生産性を把握できる仕組みを構築したことで、店舗別・部門別の「人時計算」を自動化し、帳票として瞬時に一覧化できるようになりました。

現場で勤怠データをフル活用するための工夫や組織体制について教えてください。

ラルズ 佐藤様： 従業員が5,000名を超える規模になると、人事労務部門だけでは勤怠管理を現場の改善へ繋げることはできません。当社では人事の担当者だけでなく、現場の営業マネージャーを巻き込み、タッグを組んで運用しています。営業数値と労務データを両面から分析することで、適切なシフト配置や労働時間の適正化が可能になりました。

　また、有給休暇の管理についても『KING OF TIME』に残日数データを連携させました。残日数がゼロの場合は有休取得ができない制御をかけることで管理上の不備を防ぐとともに、従業員自身もタイムカード画面でリアルタイムに残日数を確認できるようになり、双方にとって大きなメリットを生んでいます。

ヒューマンテクノロジーズ 家﨑様： 給与計算のためだけであれば夜間バッチ処理で十分ですが、「リアルタイムで現場の労働時間を把握し、営業配置や労務管理に活かす」という理念で創業時からKOTを開発してきました。ラルズ様のように給与計算の枠を超えて、経営や営業の現場数値として勤怠データを使い倒していただくことこそ、私たちが目指す最高の活用形です。

ノウハウをグループ全体へ還元。目指すのは「引き継ぎ不要の自動化」

佐藤様にとって、『KING OF TIME』とはどのような存在ですか。また今後の展望をお聞かせください。

ラルズ 佐藤様： 会社の根幹をなす基幹システムを陰で支える、まさに「もう一つの基幹システム」だと感じています。

　今後は時間帯別の労働時間把握など、スーパーの現場配置を最適化する挑戦を続けつつ、ラルズで培った運用のノウハウをアークスグループ全体へ還元していきたいと考えています。過度なカスタマイズではなく、誰でも直感的に「なるべく楽をして（効率的に）」使いこなせる自動化の仕組みを完成させ、次の世代へ引き継ぎ不要な状態でバトンを渡すことが私の使命です。

ヒューマンテクノロジーズ 家﨑様： 17年間、ラルズ様にはまさに我々のシステムを「育てていただいた」という強い感謝の思いがあります。お客様の声とともに進化を続けてきた『KING OF TIME』の価値を、これからも全国の企業様へ届けてまいります。

　現場の「使いやすさ」と「厳格な労務管理」、そして「経営データの可視化」。ラルズとヒューマンテクノロジーズが歩んだ17年間は、単なるベンダーとクライアントの関係を超えた、プロダクト共創の歴史そのものだ。

　「直感的に使え、自動でリスクを防ぎ、経営を加速させる」——現場目線にこだわり抜いた勤怠DXの答えが、ここにある。