ビジネスシーンで、よく「結論から話せ」と言われますが、これはどんなときも正しいとは言いきれません。なぜなら、「結論を申しますと～」とただ結論だけを話されても、「なぜそうなったのか」というストーリー性に欠けるせいで、相手に十分に情報が伝わらないことがあるためです。では、結論を述べたあと、どのように話をすればいいのでしょうか？そのひとつの答えが、「PREP法」と言われる話し方です。この方法を効果的に使うと、相手により響く話し方ができるようになります。

PREP法とは

PREP法とは、会話や文章を、簡潔で説得力のあるものにする文章構成方法のことです。「PREP」とは、以下の頭文字を示しています。

Point（結論）例：「こうなのです」
Reason（理由）例：「なぜかというと、こうだからです」
Example（事例）例：「たとえば、こんなことがありました」
Point（結論）例：「だから、こうなのです」

たとえば、「データ分析は事業戦略の策定には欠かせないものです。なぜなら、データを分析することで、市場動向を的確に把握できるからです。たとえば、前年同期比の分析が役立つケースが多いです。データの活用で先手を打ちましょう」というようになります。

PREP法を使うメリット

1.メッセージがはっきりする

PREP法は「Point（結論）」を最初に示すことから始まります。それによって、相手に伝えたい重要なポイントが明確になります。何を伝えたいのかがはっきりするので、相手もより理解しやすくなり、その後の話を聞いてもらいやすくなります。

2.論理的な構成になる

PREP法では「Reason（理由）」を提示してから「Example（事例）」を挙げます。この順序で話すことによって話が論理的になり、人の頭に入りやすくなります。特に、事実やデータ、数値に基づく理由と具体例を示すことで、自分の主張をより説得力のあるものにすることができます。

3.相手に合わせた事例を挙げ、説明できる

結論と理由でとどまらず、具体的な『事例』を挙げることで、話に説得力が増します。ここであげる事例は、相手に合わせたものを選ぶことが重要です。たとえばお客様の同業界の事例をあげたり、個人のお客さまなら性別、職業、家族構成など類似する人の事例をあげたりすることが考えられます。相手の理解度や知識度合いに合わせて、詳細を省いたり、補足したりすることも配慮しましょう。

4.合意形成を促進する

PREP法によって、自分の主張を論理的に伝えられるだけでなく、相手との合意形成を図りやすくなります。理由と具体例を提示することで、相手に納得してもらいやすくなり、契約獲得、内定承諾など様々な交渉事、クロージングに役立ちます。

シチュエーション別PREP法の実践例

それでは、様々なお題に対して、PREP法を使って表現する例を見ていきましょう。

お題①：会議にて『新しいマーケティング施策として何をすべきか？』

P（結論）：
新しいマーケティング施策として、若年層をターゲットにしたSNSでの動画配信を提案します。

R（理由）：
なぜなら、当社のターゲット顧客である20代の多くは、情報収集の手段として雑誌やテレビよりもSNSを利用しているからです。現在の広告戦略では、この層へ十分にアプローチできていません。

E（具体例）：
実際に、競合のA社は昨年からTikTokでの短尺動画の配信を開始し、半年でフォロワーを10万人獲得、ECサイトへの流入率を30%向上させたというデータがあります。私たちが商品の使い方やお客様の声を動画で紹介すれば、同様の効果が期待できます。

P（結論の繰り返し）：
以上の理由から、費用対効果の観点からも、SNSでの動画コンテンツ配信を早急に開始すべきだと考えます。

お題②：面接にて『あなたの強みを教えてください。』

P（結論）：
私の強みは「課題解決能力」です。

R（理由）：
前職では、常に現状を分析し、課題を見つけ出し、その解決策を立案・実行することを心がけてきました。

E（具体例）：
例えば、私が担当していた製品の売上が伸び悩んでいたため、顧客アンケートを分析し、「製品の魅力がよく分からない」という回答が多いことに着目しました。そこで、製品の利用シーンをケース別で具体的に紹介するウェブサイト製作を上司に提案し、実現しました。その結果、ウェブサイト経由の売上を3ヶ月で20%向上させることに成功しました。

P（結論の繰り返し）：
こうした経験を活かして、貴社でも貢献していきたいと考えております。

お題③：営業活動にて『お客様に新しい掃除機を勧める』

P（結論）：
こちらの最新型の掃除機は、毎日のお掃除時間を劇的に短縮してくれます。

R（理由）：
なぜなら、業界トップクラスの吸引力に加えて、ゴミの量を検知するAIセンサーが搭載されているからです。

E（具体例）：
例えば、このAIはフローリングでは吸引力を抑えて静かに、カーペットの上では自動で吸引力を最大化します。目に見えないハウスダストまで検知するので、何度も同じ場所を往復する必要がありません。ゴミの少ないエリアでもフルパワーで稼働し電力を浪費することもありません。実際に購入されたお客様からは「これまで30分かかっていた掃除が15分で終わるようになった」というお声を多数いただいております。

P（結論の繰り返し）：
この一台があれば、忙しいお客様の貴重な時間を生み出すことをお約束できます。

まとめ

PREP法は、シンプルかつ効果的なコミュニケーション手法として、広く活用されています。とくにビジネスシーンでは、スピードと正確さが求められます。回りくどい説明をしがちな人は、結論を先に話す、それだけでなくテーマを絞る、簡潔な言葉を使うなど、絶えず工夫をしていきましょう。